Văn bản hành chính (Việt Nam)

Văn bản hành chính (Việt Nam) là loại văn bản trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Vai trò

Các văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là: cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Phân loại

Có hai loại văn bản hành chính chủ yếu là: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể. Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt như: quyết định nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… 

văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. 

Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính:

• Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản. Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu cầu...
• Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).

Thể thức của Văn bản hành chính

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Trong một văn bản hành chính sẽ có các nội dung như:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Hiện nay, Quốc hiệu của Việt Nam là "Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam". Tiêu ngữ của Việt Nam là "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản. Ví dụ như: Công văn 2421/UBCK-PTTT....

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản. Ví dụ như: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 4 năm 2024

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Tên loại văn bản ví dụ như: Báo cáo, thông báo...; trích yếu nội dung là nội dung tóm gọn phản ánh nội dung chính của văn bản hành chính đó,

- Nội dung văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.

Ngoài các nội dung trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác theo ý chí của người soạn thảo.

Ký tên, đóng dấu văn bản hành chính

Theo quy định về công tác văn thư, việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của cơ quan nhà nước. Đối với việc đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng một phần ba (1/3) chữ ký về phía bên trái của chữ ký.

- Đối với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Việc đóng con dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Đối với việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy thì sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.